Шаблон “чрезвычайного письма”

В чрезвычайных ситуациях очень важен процесс общения с заказчиком, необходимо приложить максимум услилий для спасения отношений и/или самого проекта. Я выкладываю шаблон письма, которое я создала как руководство для урегулирования последствий таких ситуаций. Я надеюсь, что такой шаблон будет у вас когда произойдет страшное, в конце концов, если и вправду случается форс-мажор, то у вас может не быть времени разработать такой шаблон самостоятельно. Я публикую шаблон в форме письма, но вы можете использовать его как заготовку для телефонного звонка.

Уважаемый %ИМЯ%

Во-первых, я хочу поблагодарить вас за то, что вы выбрали меня для работы над пресс-релизами для вашего нового магазина париков. Я закончила все интервью и окончательные пресс -релизы готовы на 50%.

К сожалению, случилось то, что никто из нас не мог предвидеть и что сильно повлияло на запланированный график выполнения работ. Вчера мой дом затопило, и в страховой компании меня уверили в том, что я смогу жить в нем только через месяц.

Эта катастрофа отодвинуля меня на целую неделю от завержения проекта. Тем не менее, я взяла на себя смелость связаться с %КОЛЛЕГА%, уважаемой коллегой, с которой я сотрудничала ранее. Я полагаю, что с помощью %КОЛЛЕГА% проект может быть закончен по исходному графику. Тем не менее, если вам надо выбрать другого автора,я это пойму.

Я приношу свои извинения за любые неудобства, которые вам причинила. Пожалуйста, дайте мне знать о вашем решении в любое удобное для вас время. При любом раскладе, мне приятно с вами работать и, я надеюсь, вы будете иметь в виду мою кандидатуру для будущих проектов.

С уважением, %ВАШЕИМЯ%

Перед тем, как вы это кому либо отправите, я хочу подчеркнуть некоторые моменты этого письма:

• Профессиональный, уважительный стиль изложения – ваше письмо долно быть вежливым и профессиональным настолько, насколько это возможно
• Своевременное предупреждение – письмо должно быть написано как можно быстрее
• Детальное описание ситуации по проекту – письмо должно детально описать текущую ситуацию и возможное время откладывания дедлайна
• Предложения – предлагайте заказчику варианты для выхода из ситуации
• Краткое извинение– не надо плакаться и ныть, кратко изложите причины и извинитесь
• Отношения – письмо служит для того, чтобы сохранить отношения с заказчиком после форс-мажора

Основываясь на опыте, заказчики в основном понимают причины и входят в положение, если такие обстоятельства случаются не слишком часто.